校正作業に手間がかかって、HP作成の効率が悪いことに悩んでいる方は多くいらっしゃるでしょう。
より良いものを生み出すためにも校正作業は大切な作業ですが、手間がかかると厄介なものです。
そんな手間のかかる校正に悩んでいる方におすすめしたいのが、オンライン校正です。
オンライン校正には、これまでの校正作業にはない独自のメリットが存在するため、ぜひ活用を検討すると良いでしょう。
今回は、オンライン校正について詳しく解説します。
校正作業の効率化を検討する際に、ぜひ参考してください。
目次
オンライン校正について
オンライン校正とは、原稿やファイルを分割して担当者がそれぞれをチェックするのではなく、オンライン上に存在する1つのファイルを校正するシステムのことを言います。
これを利用することで、コメントや修正指示を電子データとしてファイルに書き込め、履歴管理も簡単です。
そのため、担当者が多くいる場合でも、修正指示の行き違いや校正の出し戻しを少なくできます。
また、進捗状況がひと目でわかることも特徴です。
これにより、スケジュール管理が簡潔に行えるようになります。
近年では、働き方改革や新型コロナウイルスの影響で、自宅やオンライン環境で作業する方が増えています。
そういった現代の情勢に合った校正システムが、オンライン校正です。
オンライン校正はオンライン上で校正が完結するため、自宅でもオフィスと同様の効率で作業できます。
オンライン校正のメリットとは？
ここでは、オンライン校正のメリットを解説します。
1.校正作業がWEBブラウザ上で可能
1つ目は、校正作業がWEBブラウザ上でできることです。
オンライン校正に必要なものはWEBブラウザのみですので、特別なアプリケーションをインストールする必要がありません。
ブラウザ上で校正できるため、手間をかけることなく作業できるのが魅力的です。
推奨ブラウザとしては、Windowsの場合は「Google Chrome」、MacintoshとiOSの場合は「Safari」が挙げられます。
2.校正履歴の確認がスムーズに行える
2つ目は、校正履歴の確認がスムーズに行えることです。
オンライン校正を利用すると、初校時・再校時・三校時の校正履歴を1つの画面で確認できます。
これまでの校正の場合は、再校時に出力紙の管理が大変でした。
また、担当者が複数いる場合にはコピーする必要があり、手間がかかりました。
しかし、オンライン校正では1つの画面で全ての構成履歴を確認できる上に、複数の担当者が同時に校正できるため、スムーズに管理できます。
3.さまざまな動作を1つのブラウザで完結できる
3つ目は、さまざまな動作を1つのブラウザで完結できることです。
オンライン校正は、複数のアプリケーションを使い分ける必要がありません。
そのため、赤字入れや修正指示などの作業が素早く操作できるのです。
また、オンライン校正は一度に大量のデータを送信できます。
その結果、外部のストレージを利用する必要がないため手順がコンパクトになります。
4.安全性が高い
4つ目は、安全性が高いことです。
オンライン校正では、校正データはIDに紐付けられた校正データしか表示されないため、安全性が高いことが特徴です。
他者にデータが見られないので、安全にデータを管理できます。
オンライン校正を行なった方が良い場合とは？
オンライン校正のメリットを活かせるかどうかは、仕事をする環境に大きく左右されます。
そのため、誰がどの場面で使用しても効果を得られるというわけではありません。
オンライン校正を行なった方が良い例は以下の通りです。
これらはあくまで例ですので、オンライン校正を導入する決め手にはなりません。
例を参考にしながら、作業の効率を考えてオンライン校正の導入を検討しましょう。
オンライン校正を行なった方が良い例
・担当者が多い
・制作物の確認や修正指示が多い
・連絡を頻繁に行う
・原稿の量が多い
オンライン校正を導入する際の注意点
メリットの多いオンライン校正ですが、導入の際にはいくつかの注意点が存在します。
1.紙での仕事をオンラインに移行しにくいケース
1つ目は、紙での仕事をオンラインに移行しにくいケースがあることです。
企業や媒体によっては、現在使用している紙のワークフローをオンラインに移行するのが難しい場合があります。
しかしそういった場合にも、一部の作業をオンライン化することで仕事の効率が最大化される可能性も考えられます。
そのため、まずはワークフローをどのように構築するべきかを慎重に考えた上で、最終的に導入するか判断するのが良いでしょう。
2.修正指示が分かりにくくなる可能性がある
2つ目は、修正指示が分かりにくくなる可能性があることです。
オンライン校正には、赤字が1つに集約されるという特徴があります。
それにより、大量の赤字が入った場合に修正指示がわかりにくくなってしまうことがあります。
導入の際には、レイアウトや文字の要素がある程度決まったタイミングで使用するとスムーズに作業できるでしょう。
3.複合的な効果も考える
3つ目は、複合的な効果も考えることです。
オンライン校正を導入することで、いくつかの複合的な効果が発生することがあります。
導入金額と工数削減から算出する費用対効果や、配送コストの削減率、ワークフローの改善率などの効果を考えることが大切です。
これらの効果によって、より良い作業ができるかどうかが変わってくるため、複合的な効果を考慮した上で導入を検討しましょう。
「mitekaku」について
ここからは、デザイン修正指示ツールである「mitekaku」について紹介します。
「mitekaku」は料金不要、ソフト不要、登録不要、知識不要で利用できるデザイン指示修正ツールです。
非効率な工程を徹底的に排除して、デザイン提出から修正・完成までの行程を効率的にできます。
「mitekaku」の特徴
・画像・データを簡単にアップロードできる
・URL・YouTubeからデータ読み込みが可能
・データを原寸サイズで確認可能
・複数画像を一元管理できる
・提出デザインの履歴管理
・複数人でも修正指示を簡単に共有できる
・有料での開封アラート機能
1.ミテカクで改善できること：実寸で表示できる
1つ目は、縮小サイズで確認しなければならないことです。
確認の際に縮小されたデザインでデータが送られると、正しい修正指示が入れられません。
しかし、「mitekaku」であればWEBデザインが縮小されず実寸での確認が可能であるため、より正確な指示を入れられます。
2.ミテカクで改善できること：指示の時間を効率化できる
2つ目は、修正指示の入力が面倒であることです。
エクセルやパワーポイントを利用して指示するのは手間がかかりますし、かといって専用ソフトを導入するのは面倒なものです。
「mitekaku」なら、登録不要・料金不要で指示時間を5倍効率化できます。
指示の時間を効率化できることで、他の作業をする時間も増えて、仕事全体が効率的になります。
3.ミテカクで改善できること：修正媒体を統一化できる
3つ目は、媒体が統一されていないことです。
確認の担当者によって使用するソフトが違う場合、内容の確認や照合をするだけで手間がかかってしまいます。
「mitekaku」を使用すると、複数人で確認する場合にも同じデータに指示を入れられます。
そのため、確認作業を簡単に行えるようになります。
4.ミテカクで改善できること：先祖返りが防げる
4つ目は、修正漏れや先祖返りが多発することです。
指示を添付したメールが届いていなかったり、内容の確認もれがあったりする場合には、大事故が発生する可能性があります。
指示通りの作業ができないことでミスが発生してしまうと、会社の利益や名誉に関わる問題につながることもあるので注意が必要です。
そこで、「mitekaku」を導入することで指示履歴や開封確認メールで確認漏れを防げるようになります。
＞＞デザイン校正を効率化できるツールmitekaku
まとめ
今回は、オンライン校正と「mitekaku」について詳しく解説しました。
校正作業の手間を減らして効率化したいとお考えの方は、ぜひオンライン校正を活用してみましょう。
何かわからないことや気になることがある方は、お気軽に当社までお問い合わせください。
