「社内で発行される書類はどのような部分を意識して作成すれば良いのだろう」
「社内共有書類にもデザイン性は必要なのだろうか」
このようなお悩みをお持ちの方もいらっしゃるでしょう。
そこで今回の記事では、社内共有書類のデザイン性について解説していきます。
社内報を作るうえでの注意すべきレイアウトのポイントや、ブランドイメージを守るためにできることなどについてもご紹介しますので、ぜひ最後まで読んでみてくださいね。
目次
社内で共有する書類にデザイン性は必要なのか？
結論から言うと、社内で共有する書類にはあまりデザイン性は必要ありません。
社内共有書類は、見ただけで内容が理解できるように、煌びやかなデザインにするよりも文章や図の配置を意識して読みやすい書類を作るようにすることが大切です。
社内報を作り始めたばかりだという場合は、きれいな写真を使用したりフォントにこだわりたいと思ったりする方が多いでしょう。
しかし、社員に社内報をじっくりと確認する時間はあまりありません。
その他の業務に追われているため、仕事が終わった後にゆっくりと熟読するのではなく、その場でパッと読む人が多いです。
そのため、デザイン性よりも視認性を高めることを重要視すると良いでしょう。
余計な情報は可能な限り省き、見出しやリード文を読んだだけで何のことについて書いてあるのか理解しやすいようにしましょう。
読みやすい構成になると、その分多くの社員に見てもらえる可能性は高まります。
より詳しく内容を知りたい人が読み進められるような文章の構成にしておくと、なお良いですよね。
社内報のレイアウトで注意するべきポイントについて
社内報を作成する時は、以下の2つのポイントに注目してみてください。
1.目線の動き
1つ目は、目線の動きです。
実は、人は文章を読む時に自然とZの字を書くように目が動きやすいという傾向があります。
これはZの法則とも呼ばれ、左上から右上へ、左下から右下へと動いていきます。
そのため横並びの文章を配置するときは、紙面の左上からスタートさせるとより理解しやすい文章の構図になります。
Web媒体で社内報を作る場合は、Fの法則を用いてみましょう。
左上を起点として、左から右に徐々に移動しながら下へ読み進めるという傾向を利用して文章を配置してみてください。
人の目は大きいものにまず視線を奪われ、その次に小さいものへと視線が移り変わっていくため、特に読んでほしい部分の周りには空白を使用するようにしましょう。
コラムなどのあまり重要性の高くない文章は、左下に配置することでその他の文章により目を向けさせやすくなります。
2.統一感
2つ目のポイントは、統一感です。
ポスターや名刺、webページでも統一感は大切ですよね。
社内報を作る時にも、統一感を意識してみることをお勧めします。
統一感を出す時には、タイトルやサブタイトルなどの大きさやフォント、写真などに統一感が出るようにしてみてください。
タイトルのフォントやスタートする位置などを設定しておくと簡単に統一感を出せます。
どのような内容の社内報にするかによっても異なりますが、何かの特集ページや写真が多用されるページにはあえてフリーレイアウトを適用するのも良いでしょう。
ブランドイメージを守ることの重要性について
会社のブランドイメージを作っていくのは、消費者ではなくその会社の社員です。
社員が会社のブランドイメージを意識することで、社外に伝わるブランドイメージが確立されていきます。
そのため、社員自体がブランドイメージを再認識することは非常に重要です。
社内報は社員にブランドイメージを意識させるのにうってつけの媒体です。
自社のブランドイメージを社員に広く浸透させて定着させるために重要な役割を果たします。
消費者に向けた商品を販売する大企業は、社員やその家族も消費者として扱われます。
社員の家族も目にする機会がある社内報は、自社に対するイメージを浸透させ、定着させるツールの1つです。
社外向けに発行するものと同じぐらいのクオリティで作り込むことで、インターナルブランディング力がアップします。
会社がとして発行する書類は、その会社を表すものになるため、ある程度のクオリティで作成することが大切です。
ただ、先ほどご紹介したように、無理に煌びやかなものにしたりデザイン性を最重要視する必要はありません。
あくまでも社内報であるため、伝えなければいけない内容をしっかりと掲載したうえで、インナーブランディングとして使用したい場合は、ブランドイメージに沿ってデザインすれば良いでしょう。
発行するための目的と費用が合っていないと、社員から「費用の無駄遣い」と思われる可能性もあるため、マイナスイメージを残さないようにしましょう。
社員に読まれる社内報を作るためのポイントをご紹介！
1.タイトルやリード文
1つ目のポイントは、タイトルやリード文です。
社内報を読む社員は基本的に忙しいことが想定されるため、タイトルやリード文を効果的に使用してあまり時間をかけずに情報をキャッチできるようにしましょう。
そのためには、タイトルとリード文を読んだだけで内容がわかるような文章構造にすると良いです。
長文は人の読む気を失わせてしまうため、拾い読みできるようなデザインを意識することがおすすめです。
2.情報の構造化
2つ目のポイントは、情報の構造化です。
伝えたい内容に優先順位をつけると情報が整理されるため、何を目的とする文章なのかを読み手が把握しやすくなります。
インタビューの記事などでは、伝えたい内容がいまいち分かりにくく、内容を把握するのに時間がかかってしまいます。
社員の時間を大幅に拘束してしまわないためにも、情報はまとめて整理するようにしましょう。
3.読み手の視線の動き
3つ目のポイントは、読み手の視線の動きです。
前述したように、人にはものを読む時に目が動きやすい順番があります。
この「Zの法則」や「Fの法則」などを用いて、簡単に読み進められるような文章構造にしてみましょう。
スマホでも閲覧できる内容にする場合は、横幅と一行の長さを意識してデザインするとさらに読みやすい文章になります。
4.イラストや図
4つ目のポイントは、イラストや図です。
文章で説明しようとしすぎると、文字が多くなってしまいます。
文字が多いと読みたい気持ちが失せてしまう可能性があるため、イラストや図を効果的に用いるのがおすすめです。
イラストや図が必要ない場合でも、関連するようなイメージを貼り付けておくことで読み手の興味を引けます。
しかし、イラストや図を多用しすぎてしまうのではなく、文章とのバランスを考えて使用すると良いでしょう。
5.余白
5つ目のポイントは、余白です。
たくさんの内容を掲載したいと思うと、どうしても文章ばかりの紙面になってしまいますよね。
そうすると、本当に伝えたいことが埋もれてしまいます。
特に読んでほしい部分の周りには余白を使用することで、読み手の視線を惹きつけられます。
余白が多すぎると内容が薄いように見えてしまうため、余白の特性を活かしてみましょう。
まとめ
今回の記事では、社内共有書類のデザイン性や社内報を作るうえでのポイントなどについてご紹介しました。
社内共有書類は、使用方法によってはブランドイメージを社員に意識させるきっかけにもなります。
どのような目的で作成するのかを考えてから、デザインをすると作業が捗るでしょう。
より多くの社員の目に留まる社内報を作りたい方は、ぜひこの記事を参考にしてみてくださいね。
