デザインのときには打ち合わせを行うのが一般的ですが、収集した情報の整理が苦手という方も多いでしょう。
そこで今回の記事では、思考の整理ができない要因から、情報整理ツールまで紹介していきます。
ぜひ参考にしてみてください。
目次
思考の整理ができない3つの要因
思考の整理はデザインにおいて重要です。
しかし、思考の整理がなかなかできないという方も多いでしょう。
思考の整理ができない要因は以下の3つです。
順に解説していきます。
思考の整理ができない要因
・思考が可視化されていないこと
・思考が分類されていないこと
・結論を考えずに思考してしまうこと
思考が可視化されていない
思考の整理ができない要因の1つ目は、思考が可視化されていないことです。
思考は、頭の中だけで処理しようとしてしまいがちです。
しかしそれでは、「何について考えているか分からない」という負のループに陥りがちになってしまいます。
紙に自分の思考について書き出せば、頭の中はまっさらな状態になり、整理にリソースを割けます。
また、ノートに思考を書き出せば自分の思考を俯瞰することに繋がり、新しい考えにつながる可能性があります。
思考の分類ができていない
2つ目は、思考の分類ができていないことです。
自分の思考をクラスタリングできていれば、ばらばらだと思っていた思考に繋がりが見えたり、反対に同じだと思っていた思考が実は全く別物であったりすることに気付けます。
思考の分類は、ノートに思考を可視化した後に行うと効果的です。
具体的には、似ている思考をグルーピングし、ラベリング（分類名を付けること）を行います。
結論を考えていない
3つ目は、結論を考えていないことです。
最終的なゴールを設定していなければ、思考をノートに書き出したそれらは単なる文字の羅列になってしまいがちです。
最初から結論を考えておくことがベストですが、それが難しい場合、思考の可視化を行いながら常に結論について考えておくと良いでしょう。
結論が先に決まれば、どのような情報が必要かが分かるはずです。
そのため、情報の整理も体系的に行うことができます。
情報整理ツールとは
情報整理ツールとは、膨大な情報を管理・整理するためのツールです。
情報の膨大な現代社会において、情報を管理・整理できるツールは重宝されています。
これら情報整理ツールの種類は非常に多岐にわたり、豊富な機能を有しているものから1つの機能を特化させたシンプルなものまで、様々です。
基本的な機能は共通しており、収集した情報を蓄積できるようにドキュメントを作成・共有・管理できるようになっています。
このように、情報の可視化の段階から活用されることが多いです。
使用場面は以下の通りです。
・情報を共有するとき
・共有された情報を確認するとき
・業務の進行状況やスケジュールを確認するとき
また、シンプルな機能に特化した情報整理ツールの場合、チャットやスケジュール機能に重点を置いているものも多いです。
このように、情報整理ツールには種類によって機能に大きな違いがあるため、自分に合った情報整理ツールを選ぶことが大切になってきます。
情報整理ツール選びのポイント
情報整理ツールの選び方のポイントは以下の4点です。
順に解説していきます。
選び方のポイント
・使いやすさ
・共有のしやすさ
・料金
・管理のしやすさ
使いやすさ
1つ目のポイントは、「使いやすさ」です。
業務の効率化を目的としてツールは利用されますが、そのツールが使いにくくて業務の手間が増えてしまっては本末転倒でしょう。
蓄積した情報の編集・削除などの操作をスムーズに行えれば、情報整理の手間と時間を大幅に短縮できます。
また、ツールの使いやすさは社内への浸透のしやすさにも関わってくるので、重視したいポイントです。
共有のしやすさ
2つ目は、「共有のしやすさ」です。
情報整理ツールを選ぶときの2つ目のポイントは、情報共有までを見据えて、情報共有のしやすさも考えることです。
整理した情報は共有することで様々な場面で使用できるようになりますし、蓄積して資産にすることもできます。
一方で情報共有が難しいと情報共有が活発になりませんし、情報を有効活用することも難しくなります。
したがって、情報共有するときの手間が少ないものがベターです。
料金
3つ目は、「料金」です。
情報整理ツールによっては、料金がかかるものも存在します。
このようなツールは業務の効率化や生産性の向上を目的として導入されます。
しかしツールにコストがかかる場合、生産性の低下につながってしまう可能性があります。
また、料金が発生するツールは、その中でもさらに料金体系が異なります。
そのため、資料の種類や管理する量に応じ、最適なツールが決まってきます。
自社の情報管理体制と料金体系の両方を確認し、最も噛み合わせの良いモノを選ぶと良いでしょう。
管理のしやすさ
4つ目は、「管理のしやすさ」です。
管理のしやすさとは、具体的に述べると「タグやフォルダごとに情報管理が可能であること」です。
情報はテキストファイルだけでなく画像や動画、音声ファイルなど様々です。
このような非常に多くの種類にわたる情報を種類ごとに分類可能であれば、情報の探索が容易になります。
たとえば、取引先ごとやプロジェクトごとにフォルダを分けて管理することが挙げられます。
こうすることで、必要な情報を引っ張ってくるのが容易になります。
手軽に始められる情報整理ツールをご紹介！
Evernote
1つ目は「Evernote」です。
これは非常に豊富な機能を有した情報整理ツールで、使えなくなる心配もありません。
前世代感はありますが、あらゆる情報をひとつのデータベースにまとめるツールの元祖でもあります。
メリットは以下の4点です。
・連携できるサービスやアプリが多い
・表現の幅が広い
・一度保存して後で整理というフローが作れる
・ノートに豊富なメタデータを追加可能
一方でデメリットは以下の4点です。
・階層構造に縛られ他の分類がしにくい
・ノート間にリンクは作れるが関係性が把握できない
・メタデータの運用管理がむずかしい
・汎用性と軽さに欠ける
Notion
2つ目は「Notion」です。
これは複数のツールで行っていた情報整理を一か所で可能にします。
メリットは以下の3点です。
・カンバンボードなど他の機能と掛け合わせて管理ができる
・Markdownなのでお手軽
・チームで情報共有がしやすい
一方で4つほどデメリットが挙げられます。
・階層構造やワークスペースに縛られる
・ノート間のリンクは作れるけど関係性が把握できない
・プロジェクト管理を前提としたノート形式になっている
・他サービスとの連携ができない（今のところ非公式のAPIしかない）
Scrapbox
3つ目は「Scrapbox」です。
このツールはリンク間の相互関係が非常に分かりやすいツールです。
メリットは以下の3点です。
・リンクされたノートを一覧できる
・UIが多言語対応
・チームで情報共有がしやすい
一方で以下のデメリットが存在します。
・記法が独特
・タグの運用 ・管理が難しくなる
・リンクは一覧できて便利だけど関係性が把握できない
まとめ
今回の記事では、情報の整理をする方法と、そのためのツールを軸としてご紹介してきました。
情報整理は非常に重要なステップですので、ぜひ自分に合ったツールを使って効率化していきましょう。
当社ではデザイン修正ツールのmitekakuを取り扱っております。
デザインにおいて修正は非常に手間のかかる作業ですが、その作業を効率化できます。
導入は非常に容易ですし、操作も直感的に行えます。
デザイン修正のための情報交換が手間で苦手という方は、ぜひ一度検討してみてください。
