社内における情報共有は、企業に多くのメリットをもたらします。
しかし適切なツールを導入できなければ、時間的なコストがかかってしまうだけです。
そこで今回の記事では、社内情報共有の重要性について、共有する際の注意点やツールの選び方を交えつつご紹介します。
ぜひ参考にしてみてください。
目次
情報共有により期待できるメリット
業務の効率化・平準化
1つ目のメリットは、「業務の効率化・平準化」です。
ノウハウや方法が特定の一人やその周辺の社員にしかアクセスできない場合、業務はその人のみに集中して、ポテンシャルの高い社員がいたとしても活かせません。
一方で属人化していた業務フローが可視化されれば、他の社員にも業務を任せられるのではないでしょうか。
急なトラブルや健康上の問題が発生しても、他の人が代替でき、業務が滞ることがありません。
チームや部署を超えた情報共有
2つ目は、「チームや部署を超えた情報共有」です。
他部署と情報共有ができていない場合、様々な無駄が発生します。
他部署の事例を知らなければ同じ轍を踏んでしまったり、良かれと思ってしたことがかえって邪魔になったりといった問題につながってしまいます。
情報の共有化ができていれば、そのような無駄を省いて効率化できます。
データベース活用による顧客対応のレベルアップ
3つ目は、「データベース活用による顧客対応のレベルアップ」です。
データベースを活用すれば、良い顧客対応や反対に悪い顧客対応を確認でき、満足度を高めることにつながります。
逆に対応を統一していなければ対応のばらつきによる不満が発生しますし、担当者が変わったときの教育も困難です。
情報共有不足によって起こりうる問題
スキルや知識・ノウハウの属人化
1つ目の問題は、「スキルや知識・ノウハウの属人化」です。
情報共有が不足していると、スキルや知識、ノウハウが属人化してしまいます。
このような場合は1人に特定のタイプの業務が集中するため、リスクが非常に高くなってしまいます。
また、後進の育成に際しても非効率です。
会社は組織です。
組織全体のリソースを活用するためにも、情報共有は怠らないようにする必要があります。
特に小規模な会社では人手が少なく、業務の属人化が発生しやすいため注意が必要です。
無駄の増加
2つ目は、「無駄の増加」です。
タスクの進捗や目標といった情報が共有されていないと、仕事の重複や勘違いによるミスにつながります。
したがって無駄が増え、生産性の低下につながります。
一人で仕事をするのではなく企業で仕事をしていることを意識し、情報共有していくことが大切です。
社内における情報格差を生むこと
3つ目は、「社内における情報格差を生むこと」です。
情報共有は仕組化することも大切です。
社員全員が知っておくべきことや部署・レイヤーといったそれぞれの単位で知っておくべきことを共有する仕組みは、仕組化して漏れの無いようにする必要があるでしょう。
大きなミスに気付けないこと
4つ目は、「大きなミスに気付けないこと」です。
仕事をする上でミスは仕方ない側面もありますが、それを最小限にとどめる努力は全員に求められます。
日ごろから情報共有する文化を持っておくことでミスに互いに気付けますし、失敗の予兆を探知することにもつながります。
連携やチームワークの低下
5つ目は、「連携やチームワークの低下」です。
情報共有の機会は、コミュニケーションの機会でもあります。
情報共有をしない場合、コミュニケーションの場も奪っていることを認識しておきましょう。
ナレッジ共有を実現するための注意点
マネージャー職や経営陣が率先して取り組む
1つ目は、マネージャー職や経営陣が率先して取り組むことです。
その姿は、社員がナレッジ共有の重要性を認識することに繋がります。
共有されたナレッジのマネジメント
2つ目は、共有されたナレッジのマネジメントです。
ナレッジ共有を成功させるポイントは、全社員がナレッジを蓄積すること、それを活用することの2点です。
そして、活用するためには使用方法などを付したナレッジにすることが重要です。
全社員がナレッジ共有・活用できるようにする
3つ目は、全社員がナレッジ共有・活用できるようにすることです。
ナレッジ蓄積・活用が一部の社員にとどまっていると、効果が薄いです。
全ての社員がナレッジを共有したり活用したりするのを助ける仕組みや意識が大切です。
社内の情報共有に成功した企業の事例
メディカルローグ株式会社
メディカルローグ株式会社は、医療のITコンサルを行う企業です。
この企業はチャットツールを使っていましたが、必要な情報が流れてしまうという課題がありました。
そこで情報共有だけでなく蓄積も可能な「Stock」を導入しました。
結果としてフォルダを起点とした情報整理ができるようになり、業務の効率化が達成されました。
東京地下鉄株式会社
この企業は、東京都で旅客鉄道事業と不動産の関連事業を行っています。
事業内容は事務だけでなく現場の管理・専門職もあり、会社に不在の時でも迅速なコミュニケーションが取れるような環境が必要でした。
そこであらゆる手段でコミュニケーションができる「Skype for Business（現在は終了）」を導入しました。
結果として用途に合わせたコミュニケーションが取れるようになりました。
シチズン時計株式会社
この企業は、時計に代表される精密機器を製造・販売している企業です。
課題として、社内データを全てメールで共有していたため、メールを仕分ける時間が必要になっていました。
仕分けない場合はすべてのメールを読む必要が生まれ、それも業務の非効率化につながっていました。
そこで、社内SNSツール「SKIP」を導入しました。
結果として、確認すべきメールが7割減少し、情報を探索する時間も減少しました。
技術ノウハウの伝承もできるようになり、非常に有意義なツール導入となりました。
株式会社ネクシィーズグループ
この企業の事業内容は、省エネ設備を初期投資ゼロで導入できるサービスの提供と、電力事業です。
しかし情報のキャッチアップスピードが遅く、業務効率の低下につながっていました。
また、プライベートと業務で使用するツールが同じで、情報共有に関しても課題を感じていました。
そこでコミュニケーションツールである「Talknote」を導入しました。
結果として円滑なコミュニケーションにつながっただけでなく、セキュリティの強化、社内カルチャーの若手への浸透といったメリットも生まれました。
株式会社エース
株式会社エースでは、塗装や防水といったリフォーム、防菌抗菌といったメンテナンスを行っていました。
この企業が抱えていたのは、顧客管理システムを効率化するためにツールを導入しようとし、失敗したという課題でした。
解決策としては、シンプルなコミュニケーションが可能な「SONR」の導入が挙げられます。
案件ごとに受付からのフローを確認できるようになり、コミュニケーションも活発化しました。
ツールはどうやって選ぶ？
ツールを選ぶ際のチェックポイントは、以下の通りです。
チェックポイント
・目的達成のために必要なものが揃っているか
・どのチームや部署でも利用できるような汎用性があるか
・社員のITスキルやITリテラシーで使用できるか
・目的や用途に合わせてカスタマイズできるか
・モバイルやテレワーク対応などしているか
・セキュリティに問題がないか
まとめ
今回の記事では、社内情報共有の重要性について、メリットや成功事例を通して紹介しました。
自社に合ったツールを導入することで、業務効率化を目指しましょう。
当社では、web上でデザイン修正案を共有するmitekakuを提供しています。
面倒な修正指示の際の情報共有を非常に効率化でき、導入と運用も容易です。
デザイン会社と情報共有する場合、ぜひ一度お試しください。
