社内情報共有は非常に重要なトピックで、仕事全体を効率化するほどの力があります。
一方で上手に共有されていなかったり、取り組まれていなければ、無駄な時間をかけてしまうことになってしまいます。
ここで重要になってくるのが、情報共有についての考え方を前向きなものにすることです。
そこで今回の記事では、社内情報共有についての考え方が重要な理由や、情報共有が上手くいったときのメリット、反対に上手くいかなかった時のデメリット、情報共有を円滑化するためのポイントなどをご紹介していきます。
社内情報共有に関する問題や疑問をお持ちの方は、ぜひ参考にしてみてください。
目次
社内情報共有についての考え方が重要な理由
情報を共有する必要性とは何でしょうか。
社内情報共有に対する考え方を再考してみることで、何気なく行っていた情報共有に対して以下のような意味が生まれる可能性があります。
情報共有について考えるのには、少々時間を要します。
しかしこれからの情報共有を効果的なものにする上で、情報共有に対する考え方について、少し考えてみるのは大切です。
情報共有の意味
・情報共有への認識の変化を考える
・情報共有の先を読む力を考える
・情報共有のリスクや課題を考える
社内で営業情報を共有するメリット
では、情報共有のメリットについて考えてみましょう。
そもそも情報共有とは、社員の持っている情報を蓄積し、共有し、活用することです。
では早速、3つのメリットをご紹介します。
1つ目：情報の共有による底上げです。
情報共有は、社員のもつ「ナレッジ（知識）」を、誰でも活用できる情報にすることです。
個々人の持つナレッジが、全体のナレッジとなり、ビジネス上の武器となります。
個人の活動では得られない知識は、非常に大切なリソースです。
そのリソースの共有は個人の業績を底上げし、最終的にはチームとしての戦力を大幅に増加させます。
具体例を挙げてみましょう。
AさんはX社との取引を担当していましたが、今月で退職することになりました。
しかしAさんはX社との取引に関する情報をまとめていたので、同僚のBさんも問題なく取引を引き継げました。
このように、情報共有はビジネス上の知識を敷衍する重要なものです。
既知のナレッジを教えたところでデメリットはないため、積極的な情報共有が大切です。
2つ目：時間を効率的に活用できることです。
特に日本企業に見られる傾向として、本来の業務以外に時間をかけることが多い、というものが挙げられます。
中でも特徴的なのが「ミーティング」でしょう。
情報共有ツールがあれば、ミーティングの回数や1回当たりの時間を大幅に削減できます。
たとえばSFAのようなツールは、日々の営業活動の記録をリアルタイムで蓄積していくため、報連相のための資料作りさえ不必要になります。
3つ目：迅速な意思決定が可能になることです。
従来の情報伝達は、上司、その上司、経営層、経営トップというように順に上に登っていくように伝わるものでした。
しかしこの方法だと経営トップに情報が伝わるまでに時間がかかりますし、ラグも発生します。
システムを活用した情報共有であれば、すぐに会社員全員で情報共有できます。
したがって、迅速な意思決定につながります。
情報共有が上手くいかない時のデメリット
反対に情報共有が上手くいかないと、どのようなデメリットがあるでしょうか。
生産性の低下
まず思いつくものとしては、「生産性の低下」が挙げられます。
これは主に、情報共有自体が目的となってしまっているときに発生する問題です。
そもそも情報共有する目的は、生産性を上げることです。
形式的な情報共有に時間をかけるのではなく、時間をかけるべき理由を考え、それに応じた情報共有を目指しましょう。
正しい情報が共有されず仕事が進まない
また、「正しい情報が共有されず仕事が進まない」ということも考えられます。
この状態では仕事の抜け漏れが発生したり、正しいと思っていた仕事の不備が後から発覚したりと重大な問題につながります。
個々人の社内情報共有に対する考え方を変えるために
以上のようなデメリットのある状態にならないためには、個々人が情報共有に対して正しい考え方を持つ必要があるでしょう。
ここではそのための方法をご紹介します。
うまく情報共有できない社員がいる場合、「なぜ情報共有をしないのか」といった心理についてまず理解することが大切です。
情報共有という言葉にアレルギーがある方もいるかもしれないので、それがないか確認してみましょう。
また、こちら側に問題がある場合もあります。
たとえば情報が共有でとどまり活用されない状況にある場合、共有する行為自体に意味がないと捉えられてしまうかもしれません。
他には、情報共有に見返りがない場合や、情報をたくさん持っている社員程忙しく、情報共有に時間を割けないといった問題も考えられます。
見返りがない場合はこちらからなにかを提供する必要があるでしょうし、忙しい社員には「情報を共有するほど仕事が楽になる」という旨を伝えると良いでしょう。
社員同士の情報共有を円滑化させるための方法
最後に、情報共有を円滑化させる具体的な方法をご紹介します。
1つ目：チーム内のコミュニケーションの活性化です。
日ごろから上司と部下のコミュニケーションが円滑な企業であれば、情報共有が円滑化されます。
上下の関係が改善されればメンバーどうしの関係も改善されていきますし、チームの雰囲気も良くなっていきます。
2つ目：情報共有の目的や重要性を伝えることです。
メンバー全員が情報共有のメリットを理解していなければ、情報共有をしてもらいづらいです。
なぜ情報共有をしなければならないのか、情報共有をすることでどんな効果があるかについて、分かりやすく社員に伝えてあげましょう。
情報共有の目的が明らかになれば、積極的な情報共有に一歩近づきます。
3つ目：情報共有のルールの明確化です。
情報の共有・蓄積に関するルールが不明確であれば、早急に構築する必要があります。
どのように情報を共有するのか、どのタイミングでどのような情報を共有するのかについて、明確なルールを定めましょう。
また、ルールが定まったらそのルールを社内で共有することも忘れずに行いましょう。
4つ目：チーム・業務ごとの状況を把握することです。
情報共有が上手くいかない理由として、担当者の不在や多忙が疑われます。
したがって、社員の業務状況について把握することが大切です。
その時にチェックするポイントは以下の通りです。
社員の業務状況のチェックポイント
・業務過多となっている社員がいないか
・業務に追われる中で情報共有がルール通りになっているか
対策としては、以下のものが挙げられるでしょう。
対策
・メンバー間の業務の偏りの調整
・チームを増員する
まとめ
今回の記事では、社内情報共有についての考え方を適切な状態にするための方法について、具体的にご紹介してきました。
社内情報共有に対する考え方を再考するのには、ある程度時間を要します。
しかしその重要性やメリット、上手くいかなかったときのデメリットを確実に周知することで、情報共有が円滑化されたり、効果的なものになったりします。
社内情報共有は、最終的には仕事全体を効率化する非常に重要なものです。
自社の情報共有に不備がある、積極的に取り組まれていない等のお悩みがある場合は、まずはその原因を特定し、早急に対処していくことが求められるでしょう。
