社内の情報共有においては、多くの課題が発生します。
たとえば情報共有がされなかったり、内容が無かったり、非効率であったりというものです。
これら問題は企業に多くのデメリットをもたらすため、対応していくことが求められます。
そこで今回の記事では、情報共有を効果的・効率的なものにするために、非効率な情報共有の原因や、その対策などについてご紹介していきます。
また、情報共有のメリットについても解説していきます。
ぜひ参考にしてみてください。
目次
社内の情報共有がスムーズでないことのデメリット
1つ目：作業効率が下がる
メンバーや各部署に伝達しなければならない情報がある一方、情報自体が埋もれて見つからないということはありませんか。
このように情報共有がスムーズにできないと、それ自体に時間がかかってしまうため、作業効率の低下につながります。
情報を常に整理しておくか整理できるようなシステムを構築することが大切です。
2つ目：ミーティングが多くなる
ミーティングは情報共有のために行われるのが一般的ですが、あまり効率的とは言えません。
日本企業ではミーティングが非常に多く、海外の人から見てそれは悪いものとして捉えられています。
もちろん会議や報告会も重要です。
しかしオンラインやSNSで解決できるものがあれば、適宜代替していくのも重要でしょう。
3つ目：クレーム対応やミスへのカバーが遅れる
ミスやクレームが生じたときに、メンバーや部署内・社内で情報共有されるのがベストです。
しかし、情報共有がスムーズでなく、クレームについて知らない社員が対応したときに「クレームについて情報共有されていないということは、この会社ではクレームを周知すべきものとして捉えていないのか」と判断されてしまうかもしれません。
また、クレーム対応の方向性について情報共有するのも大切です。
どう対応すべきか、方法について共有しておくのは重要ですが、スムーズな情報共有でなければこれも困難です。
4つ目：社員のスキルアップや研修が非効率になる
社員育成は、会社全体の成長のために不可欠です。
一方で情報共有が上手くいっていないと、研修自体が非効率なものとなってしまいます。
5つ目：ミスの発生
情報共有のための伝達方法が甘いと、ミスにつながってしまうことも多いです。
たとえば口頭での情報共有は、誤認識や「言った・言っていない」といった論争につながります。
社内で情報共有するメリット
一方で、情報共有が上手くいっているといくつかメリットがあります。
1つ目：業務の効率化
作業の正確な進め方やポイントを熟練者と共有することで、誰もがスケジュール通りに業務を行えるようになるでしょう。
結果として、従業員全体の作業効率の底上げにもつながります。
また、特定の業務の流れを社内Wikiのようなもので共有できれば、新人や中途入社の社員とも、業務に関する情報を共有できます。
研修に欠ける時間も少なくなるため、非常に効率的と言えるでしょう。
2つ目：業務の見える化
情報共有は、業務を可視化します。
たとえば、特定の業務の内容や流れ・ステータスなどです。
したがって進捗状況を把握できるようになり、業務量の適正化が可能になります。
また、質についても向上させられるようになります。
業務内容が可視化されれば、問題点の発見も容易になるためです。
また、業務を他社の人と行うときにも、業務が可視化されていると効率的です。
3つ目：スキルアップ
社内で情報共有ができれば、単に従業員一人一人のスキルアップにつながります。
ある業務に特化した人材がいれば、それに関する情報を共有することで、従業員全体がその人材と同等のスキルを学べるようになります。
また、これはリスク分散にもつながります。
たとえばある業務をこなせる人が一人しかいない場合、その人が何らかの理由で業務を行えないとき誰も代替できません。
このようなリスクを軽減できるのも、情報共有の魅力です。
4つ目：スムーズな引継ぎ
業務に必要な情報が社内で共有されていると、引継ぎもスムーズになるでしょう。
ただし、この場合は共有だけでなく情報が蓄積されている必要があります。
そのため、共有だけでなく蓄積できるようなシステムの構築が重要となります。
5つ目：CS向上
必要な情報が社内ポータルサイトにまとまっていれば、顧客からの問い合わせに迅速に対応できます。
レスポンスの早さは顧客からの信頼につながるので、大きなメリットと言えるでしょう。
情報共有が上手くいかない原因
1つ目：情報共有に対する意識が低い
そもそも情報共有の重要性が分からなければ、情報共有に意味を見出だせません。
これは意外と多い原因です。
そのため、まずは情報共有の役割や重要性の共有から始めてみましょう。
2つ目：ルールが定まっていない
情報共有を、「いつ」「どのように」「どこで」行うのかわからなければ、共有したくてもできません。
そのため、以上の情報に関するルール作りは必須です。
また、共有すべき情報の基準も定めておけるとベターです。
これが定まっていなければ、会社にとって本来重要なことを従業員の判断で共有されない、というケースにつながってしまいます。
3つ目：環境が整備されていない
いくら従業員のリテラシーが高くても、情報共有するためのシステムやツールが無ければ、情報共有は行われません。
とりわけテレワークが多い場合は、これは非常に大きな問題です。
環境が整備されていない場合は、早急の整備と、整備するまではチーム間で適時ミーティングを行うことが重要となります。
社員の生産性を高める情報共有方法
1つ目：情報共有しやすい雰囲気・文化を作る
まずは社内のコミュニケーションを活性化させ、気軽に話し合える状態にすることが大切です。
2つ目：情報共有ツールの活用
気軽にコミュニケーションできる文化ができたら、情報共有ツールを導入・活用していきましょう。
情報共有ツールには、チャットツールや社内SNS、グループウェアなどがあります。
紙での情報共有に比べ業務量が減るため、他の業務に時間を割くことが可能になります。
会社における情報共有の目的の明確化
導入する側として、最も考えておきたいのが「情報共有を社内で行う意図」です。
これについて導入の責任者が考えていなければ、情報共有するのは困難です。
そしてこの目的は、会社によって異なるでしょう。
たとえば、「会社における迅速な意思決定」のために情報共有を行いたいという方もいるでしょう。
情報共有が効率化されれば、商材・人員の拡充、利益追求がスムーズになるためです。
また、「無駄なコミュニケーションの低減」のために情報共有を行う方もいらっしゃるかもしれません。
いずれにせよ、これらの目的を明確化し、社員と共有するのが大切です。
まとめ
社内で情報共有が効果的・効率的に行われていると、多くのメリットを受けられます。
一方で非効率な場合、多くのデメリットを被ることになってしまいます。
したがって、情報共有は非常に重要です。
効率的な情報共有のためには、その役割や目的を従業員と共有し、情報共有の方法やそのための環境を整備しておくことが欠かせません。
情報共有の効率化は、こちらからのアプローチによって可能になります。
今回の記事が、情報共有を改善したい方の参考になれば幸いです。
