社内情報共有ツールについて知りたい方は必見です。
実は社内情報共有ツールと一言で言っても様々なものがあり、メリットや運用方法も様々です。
そこで今回の記事では社内情報共有ツールの分類やメリット、運用のポイントをご紹介していきます。
ぜひ参考にしてみてください。
目次
社内の情報共有ツールとは
情報共有ツールとは、情報をネット上で管理するツールです。
複数メンバーが同時に内容を把握したり、企業や各部署、個人単位で保有している知識や経験を集約して管理・検索できるのが特徴です。
主に、以下のように大別されます。
情報共有ツールの例
・メンバーのスケジュールや会議予約などをトータル管理できる「グループウェア」
・画像や文章含む情報交換をメンバー同士でリアルタイムに行える「ビジネスチャット」
・社内情報を蓄積し、情報共有やコミュニケーションを円滑にできる「社内wiki」
・WordやExcelをメンバーが見れるように一括保存、管理する「ファイル共有」
・お問い合わせメールの対応状況、メールの作業分担の振り分けから作業進捗までわかる「メール共有システム」
情報共有ツールを選ぶ際のポイント
導入目的を満たしているか
1つ目のポイントは、「導入目的を満たしているか」です。
検討している情報共有ツールが導入目的に沿ったものでなければ、使用する意味がありません。
導入目的の例としては、以下のものが挙げられます。
より自分たちの会社に合ったものを選ぶためにも、できるだけ導入目的を具体化しておくことが大切です。
主な導入目的
・自社の抱える課題解決
・業務改善
無料プラン・トライアル期間があるか
2つ目は、「無料プラン・トライアル期間があるか」です。
「最近流行しているから導入しよう」
「競合他社も導入しているから」
このような理由で導入すると、会社に合ったツールでなかった場合に放置されてしまいます。
そのため、可能であれば無料プラン・トライアル期間のあるものを試すことが大切です。
目的の資料をすぐ探し出せるか
3つ目は、「目的の資料をすぐ探し出せるか」です。
情報共有するだけであればメールやチャットツールで十分ですが、メールを探す際は時間がかかりますし、チャットツールも情報がすぐに流されてしまう恐れがあります。
したがって、共有だけでなく整理もできるようなツールが最適です。
共有ツールがある場合、整理ができるツールと併用すると良いでしょう。
サポートが充実しているか
4つ目は、「サポートが充実しているか」です。
サポートの充実性も、情報共有ツールで重視したいポイントです。
たとえば返答が早いツールであれば業務フローがストップすることも少なくなるでしょう。
また導入前に運用に関する相談ができるツールであれば、導入から運用への移行がスムーズになります。
誰でも使えるくらいシンプルか
5つ目は、「誰でも使えるくらいシンプルか」です。
情報共有ツールは、誰かが使えないと意味がありません。
したがって、ITに疎くても使用できるような、直観的なツールが望ましいです。
そのようなツールはシンプルであることが多いです。
一方で複雑なツールの場合、簡単に使用することができません。
多機能であるため様々なニーズに対応できるというメリットはあるので、会社に合ったものを選べると良いでしょう。
社内情報共有ツールのメリット
速く正確に情報共有できること
1つ目のメリットは、「速く正確に情報共有できること」です。
紙媒体で情報共有する場合、回覧板形式で行うことになります。
一方で電子ファイルであれば、ネット上で簡単に配布・管理できます。
複数のツールを使用すれば、すぐに返信が必要なものや情報を押さえておくだけで十分なものなど、レベル分けができるのもポイントです。
モバイル対応もしているツールであれば、社外メンバーにも即座に情報共有できます。
情報共有範囲を設定できること
2つ目は、「情報共有範囲を設定できること」です。
情報の内容によっては、公開範囲を限定したいこともあるでしょう。
情報共有ツールを使用すれば、そのような範囲設定も容易です。
反対に全員に知ってほしい情報は一括送信できますし、このような融通が利くのも大きな魅力です。
履歴を知的財産として活用できること
3つ目は、「履歴を知的財産として活用できること」です。
情報共有ツールを介した過去のやりとりは、履歴として見返せるのが一般的です。
検索機能を利用すればキーワードから事例検索できますし、通知済みの情報を再確認することも可能です。
ナレッジマネジメントの活動として社内wikiに情報を追加していけば、とても便利な知的財産を作ることも可能です。
社内情報共有ツールを導入した企業の事例
株式会社ぐいっと
この企業は、web制作やグラフィック制作、各種メディアの企画などを幅広く取り扱うデザイン会社です。
社内では、情報共有ツールの一種である「Note PM」を導入しました。
導入前、社内のファイルサーバーにエクセル・ワードで情報を置いていましたが、検索性が低く、社外ではアクセスできないという課題がありました。
NotePMを導入してからは見るべき場所が定まり、情報を探す時間や教育にかかる時間が短縮されました。
また、必要な情報を口頭で伝えるのには時間がかかりますし、解釈にばらつきも生まれがちです。
この点もNotePMで解消され、負担が大幅に軽減されました。
北海道テレビ放送株式会社
北海道テレビでは、放送以外の業務を幅広く行うクロスメディアコミュニケーションセンターに、情報共有ツール「Chatwork」を導入しました。
導入前は、メールの送信間違いやファイル添付忘れにより、業務が無駄に煩雑化していました。
導入後はこれらの間違いが発生しにくくなり、業務が簡潔になりました。
雑談がしやすくなり、追加的にコミュニケーションも活発化しました。
Target
アメリカの小売りチェーンであるTargetは、チーム全体の情報共有ができていないこと、コミュニケーションが不足していることが課題でした。
そこで、エンジニアチームを中心に情報共有ツール「Slack」
を導入しました。
結果として、コミュニケーション不足が解消され、情報共有もできるようになりました。
社内情報共有ツールの運用ポイント
運用担当者を決める
1つ目は、運用担当者を決めることです。
せっかく情報共有ツールを作成しても、投稿がなければナレッジは蓄積されません。
したがって、運用担当者を事前に決めておく必要があります。
運用担当者が責任を持って積極的に投稿することで、他社員のモチベーションにもつながります。
投稿ルールを決める
2つ目は、投稿ルールを決めることです。
カテゴリの分類方法やどんな種類の情報を投稿するかによって、投稿ルールを決めておくのもポイントです。
どのような情報を投稿するかによって、蓄積されるナレッジやその運用方法も左右されるためです。
投稿すべき内容には、以下のものがあるでしょう。
投稿すべき内容
・議事録
・専門用語
・お問い合わせへの回答方法
従業員に投稿を習慣化させる
3つ目は、従業員に投稿を習慣化させることです。
情報共有ツールは、情報が蓄積されてはじめて効果を発揮します。
口頭で共有していた情報をツール上で行うように習慣化してもらい、出来るだけ早くナレッジが蓄積されるようにする必要があります。
まとめ
今回は、社内情報共有ツールについて、多面的に解説しました。
自社に合った適切なツールの導入は、非常に多くのメリットをもたらします。
ぜひ自社に合ったツールを導入し、より良い会社にしていきましょう。
当社で提供しているツールmitekakuは、クライアントとデザイナーをつなぐ情報共有ツールです。
煩雑なデザイン修正指示を効率化できますし、導入・運用も非常に容易です。
デザイン業務を行っている方は、無料で使える機能もあるのでぜひ一度お試しください。
