社内周知はなぜ注目されている？

これまでのコミュニケーションは、1対1でのやり取りが普通でした。
しかし現在ではIT技術の革新により、多人数でのコミュニケーションが加速してきました。
このような技術の発達により、社内周知が着目されつつあるのです。

業務スピードの重要性

ところで、業務スピードを上げるメリットを把握していますか。
なんとなくスピードの向上は重要と知っていても、その理由を言語化している人は少ないかもしれません。
業務スピードを上げるメリットは、「業務量の増加」と「業務コストの低下」の2つに分けて考えられます。

このように、業務スピードは業務量に直結します。
また、1の利益の仕事をするのに払うコストが0.5単位時間減るため、コストも減少します。

このように、スピードは経営に大きな影響を与えます。
業務スピードを上げる重要性がお分かりいただけたでしょう。

社内周知とスピード

社内周知は、経営に大きな影響を与える業務スピードを向上させます。
さらに、情報や業務が属人化しなくなったり、意思決定やトラブル対応のスピードを向上させたりと、さまざまなメリットをもたらしてくれます。
社内周知は業務スピードを向上させることにより、経営に大いに役立つのです。

1つ目：明確なルールを定める

社内周知のやり方が分からなければ、誰も社内周知をしたがりません。
ここでのポイントは、ルールは明文化しておくことです。
これにより情報の抜け漏れが減りますし、個人の裁量による情報の過不足も無くなります。

2つ目：発信する情報を整理する

社内周知をいざ行ったとして、その情報が多すぎたり少なすぎたりすると、伝達が上手くいきません。
発信する情報は過不足なく、構造的に整理しておくことが大切です。


同様に、発信手段にも気を配りましょう。
発信手段が悪いと、情報を理解できない人が生まれる可能性があります。
たとえば従来のホワイトボードにまとめた情報の共有法は、会議の参加者にしか情報が伝わらないといったことにつながります。

3つ目：周知手段を決めておく

周知する人によって手段がばらばらだと、情報はまとまっていても抜け漏れが発生するリスクがあります。
たとえば、ある人はPowerPointで、ある人はGoogle Documentで、というような周知方法をしないようにしましょう。


共有にスピード感が求められる情報の場合、オンラインで共有できるものを選ぶと良いでしょう。
一方情報の蓄積が目的であれば、検索性の高いものを選ぶのもおすすめです。

4つ目：知識の属人化に気をつける

業務の属人化は、企業規模に限らず発生します。
熟練になるまで時間がかかる業務であるほど、ベテラン社員にしかできない業務として属人化するのです。


知識も同様で、特定の社員にしか経験できない情報が共有されなければ、属人化してしまいます。
経験豊富な社員の持つ情報が属人化したまま共有されず社員が引退したり流出したりするのは、企業にとって大きな損失となります。

社内周知の方法が定まっていない

これが定まっていないと、情報が共有されません。
共有されたとしても、有用な情報とはなりえません。
まずはルール決めをしていたか、確認しておきましょう。

社内周知の重要性が認識されていない

社内周知の重要性をしっかり伝えられていますか。
重要性が分からないままだと、「情報伝達にすぎない」と捉えられてしまい、なかなか周知をしてもらえません。

ツールに慣れていない

ツールをせっかく導入しても、使用できなければ情報の周知は困難です。
導入したら、まず一度研修を行うのをおすすめします。
また、一人でもツールの扱いに慣れている人がいた場合、その人に使い方をレクチャーしてもらうのも良いかもしれません。

ビジネスチャット

ビジネスチャットは、最も一般的な社内周知ツールです。
リアルタイムで会話ができるのが最大の特長です。


メールほど形式化がしておらず、短いメッセージのやり取りが可能で気軽に扱えます。
もちろん社外とのやり取りも可能で、ファイルといったデータの送受信も可能です。

社内wiki

こちらはノウハウ・ナレッジの蓄積に役立つツールです。
さまざまな部署・人の情報（ノウハウ・ナレッジ）を1箇所に集約することで、効率的な情報の蓄積が可能です。
一箇所に情報を集めるため、後から必要案情報にアクセスするのも容易です。


ビジネスチャットと連携すると、手に入る情報の幅が広がります。
組合せて使ったり、ツールを一つにまとめたりして、効率的に使用しましょう。